Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Tandartsenpraktijk Hellyn BV (zetel: Zeelaan 52, 8660 De Panne) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in de praktijk worden verwerkt.

Praktijk De Panne	Zeelaan 52 & 54, 8660 De Panne · 058 41 59 54 · afspraak.depanne@skynet.be
Praktijk Gistel	Stationsstraat 82, 8470 Gistel · 059 27 71 15 · afspraak.gistel@skynet.be
Ondernemingsnummer	KBO 0478.996.490

Welke gegevens verwerken we via deze website?

Deze website bevat geen accounts, geen nieuwsbrief en geen marketing- of trackingcookies. De enige gegevens die via de site worden verwerkt, zijn de gegevens die in een van onze twee formulieren worden ingevuld.

Via het digitale verwijsformulier, ingevuld door een verwijzende tandarts:

• identificatie- en contactgegevens van de patiënt (naam, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres);
• gegevens over de mondgezondheid van de patiënt: de betrokken tanden, de reden van verwijzing, opmerkingen en eventueel meegestuurde radiografieën of andere bestanden;
• naam en contactgegevens van de verwijzende tandarts.

Via het aanmeldformulier voor nieuwe patiënten, ingevuld door de patiënt zelf:

• identificatie- en contactgegevens (naam, geboortedatum, rijksregisternummer, telefoonnummer, e-mailadres, gemeente);
• de voorkeurslocatie, de reden van aanmelding (bij een specifieke klacht of behandeling met een korte omschrijving daarvan), en eventueel de naam van een gezinslid dat al patiënt is;
• de omschrijving van uw klacht en de opmerkingen die u zelf toevoegt — die kunnen gegevens over uw gezondheid bevatten.

Uw rijksregisternummer vragen wij bij de aanmelding om uw patiëntendossier voor te bereiden en uw verzekerbaarheid bij het ziekenfonds na te kijken vóór uw eerste afspraak. Het is het identificatienummer dat elke zorgverlener wettelijk in het patiëntendossier moet opnemen (artikel 33 van de wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg) en dat nodig is voor de terugbetaling door uw ziekenfonds. Wij gebruiken het voor niets anders en geven het niet door aan derden, behalve aan de partijen die hieronder vermeld staan en die het in onze opdracht verwerken.

Gegevens over gezondheid zijn een bijzondere categorie van persoonsgegevens. Wij verwerken ze als zorgverleners met het oog op diagnose en behandeling, zoals toegelaten door artikel 9, lid 2, h) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), en onder het beroepsgeheim.

Uw identificatie- en contactgegevens verwerken wij om de zorgrelatie voor te bereiden en uit te voeren (artikel 6, lid 1, b) AVG). De contactgegevens van een verwijzende tandarts verwerken wij om de verwijzing correct te kunnen afhandelen (artikel 6, lid 1, f) AVG).

Waarvoor gebruiken we die gegevens?

Het verwijsformulier gebruiken wij uitsluitend om de verwijzing te verwerken: de afspraak inplannen, de behandeling voorbereiden en uitvoeren, en het verslag terugkoppelen aan de verwijzende tandarts.

Het aanmeldformulier gebruiken wij uitsluitend om uw aanmelding op onze aanmeldlijst te bewaren, contact met u op te nemen zodra er ruimte is voor nieuwe patiënten, en uw eerste afspraak voor te bereiden.

Wie een van beide formulieren verstuurt, krijgt een bevestiging per e-mail op het adres dat in het formulier is ingevuld. Bij een verwijzing kan de verwijzende tandarts er bovendien voor kiezen dat de patiënt een e-mail ontvangt met de contactgegevens van de praktijk en de betrokken tand(en), zodat hij of zij zelf een afspraak kan maken; die e-mail bevat geen kopie van de verwijzing zelf. De gegevens worden niet gebruikt voor marketing en niet doorverkocht.

In de praktijk

Als u bij ons in behandeling bent, houden wij een patiëntendossier bij zoals de wet dat aan zorgverleners oplegt. Daarin zitten uw identificatiegegevens, uw medische en tandheelkundige voorgeschiedenis, radiografieën, verslagen en de gegevens die nodig zijn voor terugbetaling door uw ziekenfonds. Wij delen die gegevens enkel met wie daarbij betrokken is: uzelf, uw verwijzende of behandelende tandarts of arts, het ziekenfonds voor de terugbetaling, een tandtechnisch labo wanneer dat nodig is voor uw behandeling, en onze softwareleverancier voor het patiëntendossier — telkens beperkt tot wat noodzakelijk is.

Wie verwerkt gegevens in onze opdracht?

• Combell nv (Skaldenstraat 121, 9042 Gent, België) — hosting van deze website en het domein. De inzendingen van beide formulieren worden via de hosting per e-mail aan de praktijk bezorgd. Combell verwerkt gegevens binnen de Europese Unie, conform de AVG.
• De e-mailprovider van de praktijk — de inzendingen komen toe in de mailboxen van het secretariaat en worden daarbij ook door onze e-mailprovider verwerkt.
• Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland) — verwerking van de aanmeldingen van nieuwe patiënten in het rekenblad van de aanmeldlijst, en van de verwijzingen met de bijbehorende radiografieën en verslagen in het overzicht van de verwijzingen (Google Workspace), in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst. Gegevens kunnen daarbij buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, met de waarborgen die de Europese Commissie daarvoor heeft goedgekeurd.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

• Patiëntendossiers: minimaal 30 jaar na het laatste contact, zoals wettelijk verplicht voor zorgverleners.
• Inzendingen van de formulieren op deze site worden niet op de webserver opgeslagen, maar rechtstreeks per e-mail aan het secretariaat bezorgd. Aanmeldingen van nieuwe patiënten worden daarnaast bijgehouden in het rekenblad van de aanmeldlijst, verwijzingen in het overzicht van de verwijzingen (zie hierboven).
• Wordt u patiënt bij ons, dan gaan de gegevens uit het formulier mee in uw patiëntendossier en gelden dezelfde termijnen als hierboven.
• Wordt u (nog) geen patiënt, dan blijft uw aanmelding in de mailbox en op de aanmeldlijst van het secretariaat zolang die aanmeldlijst loopt. Daarna wordt ze verwijderd.

Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren, en — binnen de grenzen van onze wettelijke bewaarplicht — te laten wissen. U kan ook vragen om de verwerking te beperken, bezwaar maken, of uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen om ze over te dragen. Richt uw vraag aan afspraak.depanne@skynet.be; wij antwoorden binnen één maand.

Bent u niet tevreden met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Cookies

Deze website gebruikt geen marketing-, analyse- of trackingcookies. Het verwijsformulier bewaart, uitsluitend op het toestel van de verwijzende tandarts zelf, de eigen praktijkgegevens en een niet-verzonden klad van het formulier, zodat die bij een volgend bezoek niet opnieuw ingetikt hoeven te worden. Die informatie verlaat het toestel niet en kan gewist worden door de browsergegevens voor deze site te verwijderen.

Ook de lettertypes van deze site staan op onze eigen server. Er worden dus geen bestanden bij externe partijen opgehaald en uw IP-adres wordt bij het bekijken van deze site niet aan derden meegedeeld.

Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026 · Wijzigingen aan dit beleid worden op deze pagina bekendgemaakt.